کایزن چیست و چگونه از آن در مدیریت بهینه منابع استفاده می‌کنند؟
یکی از مهمترین بخش‌های مدیریت، استفاده از روش‌های نوین برای ارتقا و بهبود روزافزون سیستم است. حال این بهبود می‌تواند مربوط به کاهش هزینه‌ها باشد یا ارتقای نیروی انسانی. یکی از این روش‌ها استفاده از مدل کایزن است که آشنایی با آن به تمامی مدیران توصیه می‌شود. اما این مدل از کجا آمده؟ چگونه وارد بحث مدیریت شده؟ و اصول و مزایای آن کدام‌اند؟
بهبود مستمر منابع، افراد و محصولات تولیدی با کمترین هزینه روشی ایده‌آل است که در مدیران امروزی می‌توانند با استفاده از روش کایزن آن را در سیستم‌های خود اجرا کنند.
روش کایزن به چه معنی بوده و ریشه آن کجاست؟
کایزن یعنی بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامی افراد یعنی مدیران کارکنان و کارگران را در بر می‌گیرد. پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه می‌شود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخش‌های سازمان یا شرکت سپری نمود. به طور مثال در بحث مدیریت هزینه‌ها، روش کایزن به معنی کاهش مداوم بهای تمام شده محصول تولیدی است که به عنوان مکملی برای روش هزینه‌یابی بر مبنای هدف تعریف می‌شود. منشأ ایده روش کایزن کشور امریکا بوده اما اولین بار ژاپنی‌ها آن را عملی کردند. درواقع چند سال پیش این روش بر مبنای دیدگاه‌های دکتر دبلیو.ای.دمینگ و دکتر جی.ام.جوران اساتید رشته مدیریت در آمریکا شکل گرفت و بعدها توسط ژاپنی‌ها به شکل گسترده‌ای مورد استفاده قرار گرفت.
چرخه دمینگ در روش کایزن چیست؟
همان‌طور که گفتیم یکی از ایده‌پردازان اولیه این روش دکتر دبلیو.ای.دمینگ بوده که چرخه این روش هم به نام ایشان ثبت شده است. به این ترتیب که برای بهبود مستمر یک مجموعه نیاز به طی کردن مراحلی به ترتیب زیر است:
- برنامه‌ریزی (Plan): شناسایی مشکل‌ها، تجزیه و تحلیل آنها، ایجاد فرضیه ممکن و تصمیم به انجام آزمایش.
- انجام دادن (Do): آزمایش میزان پتانسیل راه‌حل‌ها در مقیاس کوچک و اندازه‌گیری نتایج.
- بررسی (Check): بررسی نتایج، اندازه‌گیری میزان اثربخشی و تصمیم به اینکه آیا فرضیه قابل پشتیبانی است یا خیر.
- عمل کردن (Act): اجرای راه‌حل‌ها در صورت حصول موفقیت.
کایزن با نوآوری و جهش در صنعت چه تفاوتی دارد؟
کایزن روشی خلاقانه و جدید در جهت بهینه‌سازی مدیریت است که با نوآوری و جهش تفاوت‌هایی دارد. در جدول زیر به این تفاوت‌ها اشاره می‌کنیم:
| تفاوت‌های کایزن با نوآوری و جهش | |||
| ردیف | ویژگی | روش کایزن | نوآوری و جهش |
| 1 | تأثیر | درازمدت و بدون هیجان | کوتاه‌مدت و هیجان‌انگیز |
| 2 | گام | کوتاه | بلند |
| 3 | چارچوب زمانی | پیوسته و صعودی | متناوب و ادواری |
| 4 | تغییرات | تدریجی و مداوم | ناگهانی و انفجاری |
| 5 | روش دستیابی | تلاش گروهی | ایده‌ها و تلاش‌های شخصی |
| 6 | سطح درگیری | همگانی | افراد منتخب و معدود |
| 7 | حالت | نگهداری و بهبود | تخریب و ساخت |
| 8 | دانش و مهارت | دانش و مهارت معمول | گشایش تکنولوژیک و خاص |
| 9 | الزامات انجام کار | سرمایه‌گذاری اندک | سرمایه‌گذاری کلان |
| 10 | هدف‌گیری | مردم | تکنولوژی |
| 11 | ارزیابی | فرایندها و تلاش‌ها | نتایج برای کسب منافع |
جدول 1: بررسی تفاوت‌های روش کایزن و روش‌های جهشی و نوآورانه
به این ترتیب می‌بینید که روش کایزن می‌تواند از هر نظر بسیار بهتر از روش‌های جهشی و نوآورانه باشد.
گمبای ژاپنی چیست؟
کلمه گمبا در زبان ژاپنی به معنای محل واقعی انجام کارهای مربوط به عملیات اصلی سازمان است. استفاده از این لغت در صنعت ژاپن بسیار رایج بوده و اغلب مدیران ژاپنی با در نظر گرفتن معنی این لغت در کنار مفهوم کایزن تصمیمات مهم خود را می‌گیرند. گمبای ژاپنی اصطلاحاً برای کارگاه تولید و یا هر محلی به کار می‌رود که عملاً کارهای ارزش‌آفرین در آن انجام می‌شود. این اصطلاح معمولاً براین امر تأکید دارد که بهبود واقعی فقط با تمرکز بر کارگاه و ازطریق مشاهده مستقیم شرایطی به دست می‌آید که کارها در آن انجام می‌شوند. درواقع یکی از اصول مدیریتی که در روش کایزن بسیار به آن توجه شده، امکان بالاتر بهبود در محل حادثه است که باتوجه به معنای کلمه، اسم این اصل را گمبا گذاشته‌اند. بنابراین گمبا یکی از اصولیست که در روش کایزن به آن اشاره شده است.
بنابراین کایزن می‌گوید برای رسیدگی به یک مشکل یا بحران نمی‌توان تنها در دفتر کار نشست و تصمیم گرفت. یک مدیر کاربلد می‌داند که نه تنها در حوادث، بلکه تا جای ممکن باید به صورت روزانه به محل‌های اصلی سازمان برود. با اینکار درواقع می‌توان به نشاط و حضور دائمی کارکنان کمک کرده و از کمک و همراهی آنان نیز در رفع مشکلات استفاده کرد. مهمترین اصل در روش کایزن همین به کارگیری همه جانبه نیروهای انسانی در محل کار است.
ویژگی‌های گمبا چیست؟
روش گامبا هم مانند هر مدل دیگری بر مبنای یکسری اصول انجام می‌شود:
- شناسايی و حذف كليه فعاليت‌های هزينه‌زا و فاقد ارزش توليد (Muda)
- شناسايی، حذف و يا تلفيق فعاليت‌های موازی (Muri)
- آن دسته از فعاليت‌هايی كه برای تكميل و بهبود سطح كيفی خدمات لازمند (Mura) به فعاليت‌های سازمان افزوده شوند.
گمبا چه مواردی را جزو منابع هزینه‌زا می‌داند؟
بر طبق اصل گمبا یکسری فعالیت‌های هزینه‌زا وجود دارد که یک مدیر موفق باید تلاش کند آنها را از سیستم حذف نماید. این فعالیت‌ها به موداهای هفتگانه شهرت داشته که به قرار زیر هستند:
- مودای توليد بيش‌از‌حدنياز
- مودای انتظار و تأخير
- مودای حركات اضافه
- مودای حمل و نقل
- مودای انبارش
- مودای ايراد در فرآيند
- مودای دوباره‌كاری و ضايعات
کایزن با چه رویکردی به بهبود سیستم مدیریتی می‌نگرد؟
بهبود عملکرد مدیریتی و سیستم از طریق روش کایزن بر ده فلسفه اصلی بنا نهاده شده است که به قرار زیر هستند:
- تعهد و پشتیبانی مدیریت، عامل اصلی بهبود است.
- مقصر کردن و قضاوت عجولانه ممنوع است.
- باید بپذیریم که مشکلات پایان ناپذیرند و تا ما هستیم، مشکل هم هست.
- توانایی‌های ناشناخته کارکنان، با تهییج و بها دادن به آنها به فعل در می‌آید.
- اگر صد نفر قدم برای بهبود بردارند، بهتر از صد قدمی است که یک نفر به تنهایی بر می‌دارد.
- غنی‌سازی شغل و گسترش حوزه وظایف شغلی، از مهمترین اهداف کایزن است.
- لازم به هزینه کردن زیاد نیست. کافی است خرد جمعی کارکنان به خدمت گرفته شود.
- جزئیات را نباید نادیده گرفت، همه بهبودها از گام‌های کوچک شروع می‌شوند.
- مودا یعنی دشمن، جنگ با دشمن نه تعطیلی می‌پذیرد و نه سلب مسئولیت.
- اطلاعات سازمان نباید در اختیار افراد خاصی باشد، همه باید از وضعیت سازمان آگاه باشند.
در دنیای امروز باید سعی کرد بهبودها تا جای ممکن با کمترین هزینه و به صورت مستمر باشند که این‌ها دقیقاً همان مواردی هستند که در مدل کایزن مورد توجه قرار گرفته‌اند. بنابراین آگاهی از روش کایزن و به خصوص اصل گامبا برای تمامی مدیران امروزی امری ضروری است. در این مقاله سعی شد اصول اولیه و جذابیت‌های این مدل را در اختیار شما قرار دهیم.